CRM dla biura nieruchomości a CRM dla dewelopera: porównanie potrzeb
Biuro pośrednictwa i dział sprzedaży dewelopera mogą korzystać z podobnych funkcji kontaktów czy kalendarza, ale potrzebują sprawdzić inne powiązania. W biurze przyjrzyj się relacji właściciela, oferty i osoby poszukującej. U dewelopera prześledź klienta, konkretny lokal i dalszą obsługę sprawy. O wyborze powinien decydować zakres pracy firmy, a nie sama nazwa pakietu.
Poniższa macierz pomaga przygotować wymagania. Nie jest rankingiem produktów ani sztywnym podziałem rynku. Biuro może obsługiwać sprzedaż inwestycji deweloperskiej, a deweloper może współpracować z agentami. Zaznacz tylko sytuacje, które występują u Ciebie, i dodaj brakujące.
Porównaj obieg sprawy
| Obszar | Biuro pośrednictwa | Sprzedaż deweloperska |
|---|---|---|
| Przedmiot pracy | Oferta powiązana z właścicielem, agentem i poszukującymi | Lokal w inwestycji powiązany z klientem i etapem sprzedaży |
| Powrót klienta | Kolejne poszukiwania lub nowa rola, np. właściciela | Zapytanie o inny lokal lub inną inwestycję |
| Dostępność | Potwierdzenie aktualności oferty i uzgodnień z właścicielem | Kontrola statusu konkretnego lokalu i jego zmian |
| Publikacja | Treść i zdjęcia oferty, aktualizacja używanych portali | Parametry lokalu, powiązanie z inwestycją i aktualizacja kanałów |
| Współpraca | Opiekun oferty, opiekun klienta i zastępstwa | Sprzedaż oraz kolejne osoby przejmujące sprawę |
| Po transakcji | Otwarte ustalenia, dokumenty i uzgodniona pomoc w przekazaniu | W uzgodnionym zakresie: rozliczenia, odbiór, dokumenty i zgłoszenia |
Przy każdym potrzebnym wierszu dopisz odpowiedzialną osobę, wymagane informacje i dowód poprawnego działania. Jeśli dany obszar prowadzi inne narzędzie, sprawdź sposób przekazania danych. Nie musisz przenosić całej pracy do jednego programu, lecz musisz wiedzieć, gdzie znajduje się aktualna informacja.
Sprawdź relacje w biurze
Przygotuj przykład właściciela oferującego mieszkanie A oraz osoby zainteresowanej jego zakupem. Dodaj agenta prowadzącego ofertę i agenta obsługującego poszukującego, jeśli w Twojej firmie są to różne osoby. Sprawdź, kto widzi ustalenia, kto może edytować ofertę i kto odpowiada na kolejne pytanie.
Następnie zmień wymaganie kupującego i przedstaw mu ofertę B. Pracownik powinien potrafić wrócić do rozmowy o A oraz ustalić powód przedstawienia nowej propozycji. Sama wspólna lista telefonów nie pokazuje, której nieruchomości dotyczyła konkretna wiadomość.
Dodaj sytuację, w której dotychczasowy kupujący chce również sprzedać własne mieszkanie. Zapytaj, jak system przechowuje obie role i rozdziela sprawy. Nie oceniaj rozwiązania po nazwie modułu: sprawdź, czy zwykły użytkownik odtworzy kontekst bez szukania w prywatnych notatkach. Szczegółową listę dla tego modelu pracy zawiera poradnik o programach dla biur nieruchomości.
Prześledź lokal u dewelopera
W przykładzie dla dewelopera wybierz lokal testowy, klienta i opiekuna. Przejdź przez uzgodnione etapy od zainteresowania do przekazania sprawy kolejnej osobie. Przy każdej zmianie ustal, jakie informacje muszą zostać zapisane i kto może zmienić dostępność lokalu.
Oddziel status klienta od statusu lokalu. Klient może nadal rozmawiać o innej propozycji, choć pierwsze mieszkanie przestało być dostępne. Sprawdź tę sytuację, zamiast przyjmować, że jedna etykieta poprawnie opisuje oba elementy.
Jeśli zakres obejmuje odbiory, dodaj zapis odbioru i późniejsze zdarzenie zmieniające status sprawy. Osoba obsługująca klienta powinna nadal odnaleźć historyczny zapis oraz właściwy dokument. Obecny status na liście nie zastępuje historii. Nie narzucamy tu kolejności zdarzeń: scenariusz ma odpowiadać procesowi ustalonemu w firmie.
Zweryfikuj publikację
W obu modelach sprawdź drogę aktualizacji od CRM do kanału, z którego korzystasz. Aktywna integracja nie potwierdza jeszcze, że konkretna oferta została przyjęta. Zapytaj o wymagane pola, sposób pokazania błędu i ponowienie wysyłki po poprawie danych.
Na uzgodnionej ofercie testowej zmień dostępność, a następnie sprawdź wynik w kanale docelowym. Zapisz czas, potrzebną pracę człowieka i zakres, którego nie można było pokazać. Jeśli demonstracja kończy się na komunikacie „wysłano”, przyjęcie danych przez portal pozostaje niesprawdzone.
Ustal wspólny zakres
Historia kontaktu, zastępstwa i migracja wymagają uwagi w obu firmach. Sprawdź powracającą osobę z dwoma zapytaniami oraz dostęp użytkownika, który przejmuje jej sprawę. W próbce migracyjnej zachowaj relacje między osobą, zapytaniem i ofertą. Usunięcie duplikatu osoby nie powinno bez uzgodnienia usuwać odrębnych spraw.
W raportach dopisz, co jest liczone: osoby, zapytania, lokale czy zdarzenia. Przykładowo dwie wiadomości tej samej osoby to dwie wiadomości, ale nie dowód pozyskania dwóch nowych klientów. System powinien pozwolić sprawdzić wynik zgodnie z definicją przyjętą przez zespół.
Wybierz na podstawie prób
Z macierzy wybierz wymagania konieczne do rozpoczęcia pracy. Przed prezentacją wyślij scenariusze dostawcy, a po niej zapisz wynik oraz ograniczenia. Funkcja wymagająca dodatkowego modułu lub konfiguracji powinna znaleźć się w uzgodnionym zakresie i wycenie.
Do zapisu wyników użyj karty testu wyboru CRM. Jeśli kluczowe jest przejęcie klienta przez inny dział, dołącz kartę przekazania sprawy. Ocena ma pokazać, jak zespół wykona własną pracę oraz co trzeba wyjaśnić przed uruchomieniem.