Migracja danych do CRM: protokół odbioru przed uruchomieniem
Migrację danych do CRM odbierz na konkretnych sprawach, a nie wyłącznie na liczbie zaimportowanych kontaktów. Po przeniesieniu pracownik powinien odnaleźć klienta, powiązaną ofertę, historię i otwarte zadania. Jeżeli zgadza się suma rekordów, lecz nie można odtworzyć tych powiązań, migracja wymaga poprawy.
Poniższy protokół służy do przygotowania próbnego importu oraz zapisania wyniku. Przykłady są ćwiczeniowe. Zakres danych, sposób rozpoznawania duplikatów i dopuszczalne wyjątki uzgodnij z osobami, które znają obecną bazę.
Ustal zakres
Wypisz, co ma przejść do nowego systemu: kontakty, oferty lub lokale, zapytania, notatki, wiadomości, zadania i załączniki. Przy każdej grupie wskaż źródło oraz osobę odbierającą. Ustal, czy przenosisz całą historię, czy wybrany okres, i gdzie pozostanie dostęp do pominiętych materiałów.
Zapisz moment wykonania eksportu. Jeśli zespół nadal pracuje w starej bazie, trzeba rozliczyć zmiany wprowadzone po tej chwili. Uzgodnij sposób ich przeniesienia, termin końcowego importu i warunki powrotu do wcześniejszego sposobu pracy. Kopia plików jest potrzebna, ale sama nie wyjaśnia, jak wznowić obsługę.
Rozdziel identyfikatory
Numer wiersza arkusza nie musi być trwałym identyfikatorem sprawy. Ustal, które pole rozpoznaje osobę, które zapytanie, a które ofertę. Jeśli nowy CRM nadaje własne numery, zachowaj tabelę powiązań starych i nowych identyfikatorów. Dzięki temu można sprawdzić, do którego klienta trafiła konkretna notatka.
Przykład: ta sama osoba pytała o lokal A, a później o B. Po migracji powinno dać się odtworzyć oba zapytania. Jednocześnie identyczny wiersz wyeksportowany dwa razy nie powinien bez wyjaśnienia stać się dwiema nowymi sprawami. Podobny telefon lub nazwisko to wskazówka do sprawdzenia, a nie samodzielna podstawa scalenia.
Przygotuj próbkę
Do pierwszej próby przygotuj fikcyjne rekordy odpowiadające poniższym sytuacjom. Następnie, przed uruchomieniem, wykonaj kontrolowany import uzgodnionej próbki rzeczywistych danych w środowisku z właściwym dostępem. Próba fikcyjna sprawdza scenariusz; nie potwierdza jakości całej starej bazy.
| Przypadek | Co sprawdzić po imporcie |
|---|---|
| Nowy kontakt | Polskie znaki, telefon, e-mail i przypisany opiekun |
| Znana osoba, nowe zapytanie | Obie sprawy z własnymi datami i ofertami |
| Powtórzony identyczny wpis | Wynik zgodny z uzgodnioną regułą, bez niejawnego dodania duplikatu |
| Notatka i załącznik | Treść, data, właściwa sprawa oraz możliwość otwarcia pliku |
| Otwarte zadanie | Odpowiedzialna osoba, termin i stan wykonania |
| Brakujące powiązanie | Wskazany wyjątek, przyczyna i decyzja o poprawie |
Rozlicz wynik
Nie zakładaj, że każdy wiersz utworzy nowy rekord. Importer może rozpoznać istniejące dane, uzupełnić je albo pominąć. Poproś o wynik każdej pozycji wejściowej i przyczynę odrzucenia. Ustal również zachowanie przy ponownym uruchomieniu tego samego importu.
Dla każdej grupy danych rozlicz dodane, zaktualizowane, pominięte i błędne pozycje. Kategorie powinny pozwalać wyjaśnić całe wejście bez podwójnego liczenia. Jeżeli jeden wiersz tworzy kilka obiektów, zapisz tę regułę: suma obiektów docelowych nie musi wtedy równać się liczbie wierszy.
Sprawdź mapowanie słowników. Dwie pisownie nazwy źródła mogą wymagać połączenia, ale dwa różne kanały nie powinny trafić do jednej kategorii przypadkiem. Osobno skontroluj datę utworzenia rekordu w nowym CRM i historyczną datę zdarzenia. Data importu nie powinna bez wyjaśnienia zastąpić daty dawnego zapytania.
Odbierz powiązania
Otwórz kilka spraw z różnych etapów procesu i przejdź od klienta do oferty, notatki, dokumentu i zadania. Powtórz kontrolę na koncie pracownika, który ma dalej prowadzić sprawę. Widoczność na koncie administratora nie potwierdza dostępności dla zespołu.
Puste pole daty pierwszego kontaktu oznacz jako brak danych do wyjaśnienia. Sam brak wpisu nie dowodzi, że nikt nie odpowiedział. Podobnie data kontaktu wcześniejsza niż wpływ zapytania wymaga ustalenia przyczyny: może chodzić o znanego wcześniej klienta albo błąd w danych.
| Pole protokołu | Zapis |
|---|---|
| Zakres i data | Plik źródłowy, wersja, moment eksportu i importu |
| Wynik | Liczby przed i po, rozliczenie pozycji, uzasadnione różnice |
| Kontrola spraw | Identyfikatory próbek, oczekiwany wynik, dowód sprawdzenia |
| Wyjątki | Problem, wpływ na pracę, poprawka, osoba i termin |
| Decyzja | Przyjęto, przyjęto z opisanymi wyjątkami lub wymaga poprawy |
Uruchom po odbiorze
Przed rozpoczęciem pracy zamknij błędy, które uniemożliwiają obsługę klienta. Pozostałe wyjątki przyjmuj świadomie, z terminem i odpowiedzialnością za poprawę. Po ostatnim imporcie powtórz kontrolę zmienionych danych oraz sprawdź zadania przypadające na najbliższe dni.
Próbny import możesz włączyć do oceny CRM przed zakupem. Gdy zakres migracji jest niejasny, wróć do rozróżnienia klienta, zapytania, oferty i zadania. To te relacje powinien zachować protokół, żeby zespół mógł kontynuować pracę.